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成农院办字〔2013〕1号
关于加强学院会议管理制度的通知
学院各单位、部门：
为进一步加强学院会议管理，提高会议效率，严肃会议纪律，避免开重复会、拖沓会，经学院研究，现将相关事项通知如下，请各单位、部门认真学习、遵照执行。
一、提高会议质量
为避免会议时间、参会人员和会议内容等出现重叠或冲突，现全院性的会议实行会议申报制度，由党政办统筹协调。每周周五党政办专人负责征集院领导下一周的会议安排，填写《学院会议申报表》。职能部门如需召集会议，应在会议召开前三天报党政办审批。党政办对会议内容相近、参会人员相似的会议重新统筹，减少重复会议的出现；对会议内容不同、会议时间冲突的会议按照轻重缓急进行协调。如需召开紧急会议，需经党委书记或院长的同意。
二、严肃会议纪律
对于全院性会议，参会人员需在《学院会议签到册》上签字。党政办每季度将对参会迟到、未假缺席情况进行通报，通报结果纳入2013年年终目标考核范畴。
三、严格外出备案制度
学院副处级以上干部外出需给分管院领导请假，同时在填写《学院干部外出备案表》,OA发给党政办郭翠处备案，因未备案影响学院会议或工作者，党政办将对其进行通报，通报结果纳入2013年年终目标考核范畴。
附件：1.学院会议管理制度
2.学院会议申报表
3.学院干部外出备案表
附件1
学院会议管理制度
为贯彻落实中央、省、市关于会议要精简、高效、务实的总体要求，根据市委、市政府办公厅《会务工作细则》精神，结合学院实际情况，就加强学院会议管理制定本制度。
一、会议申报
（一）为避免会议时间、参会人员和会议内容等出现重叠或冲突，实行会议申报制度。
（二）严格按照学院《会议工作规范》，坚持“谁主管、谁承办”的原则。
（三）全院性、综合性教职工大会，由院党政办公室牵头，相关处室配合承办。
（四）会议召开前，需填写会议申报单，申报单主要包括以下内容：
1、会议名称 2、主要议题
3、紧急程度 4、参会人员和列席人员
5、会议时间 6、会议地点
7、具体承办处室和承办人员 8、院党政办审核情况
9、领导批示情况 10、备注
二、会议审核
（一）院党政办按有关规定对会议进行审核，并报有关领导签批。
（二）会议审核坚持以下原则：
1、会议时间、地点、参会人员重叠冲突时，以学院《会议工作规范》所列会议顺序或会议紧急程度进行协调；
2、避免与上级召开的会议冲突；
3、避免可以合并召开的会议单独召开；
4、避免召开议题不明确或可开可不开的会；
5、本着精简高效的原则，压缩参会人员和会议时间。
三、会议签批
（一）学院《会议工作规范》所列常规会议由会议召集人签批。
（二）学院《会议工作规范》之外的会议或增加、变动和调整参会人员和会议内容所召开的会议，由书记或院长签批。
（三）全局性、综合性重要会议的召开，由书记或院长签批。
（四）涉及到专任教师调整课时的会议，除院领导签批外，须有主管教学的院领导签批。
（五）会议审核签批后，由院党政办登记，并通知承办部门实施。
四、会议通知
（一）原则上由承办部门负责。
（二）会议通知分书面（OA）、电话和短信通知三种：
1、书面通知。由承办处室拟稿，交学院党政办核稿并报经院领导签批后发出。书面通知应保证于会前24小时前送达。提前24小时通知的会议，经OA通知后，不再电话通知。
2、电话通知。紧急会议或书面通知难在时限内送达的会议，采用电话通知。电话通知由承办处室负责办理，并记录接听人员姓名。
3、短信通知。对涉及面大、参会人员较多或时间十分紧急的会议，可采用短信通知的方式。
五、会务办理
（一）全院性重要会议或大型会议，必须制作会标，并在领导席位上放置姓名标示牌。
（二）各类会议均由承办部门进行签到和考勤。全院大会由组织人事处负责考勤。考勤情况应妥善保管存查，并与有关规章制度挂钩。
（三）会议记录由承办部门负责安排专人记录。重要会议可采用录音、录像进行记录。
（四）一般性会议或会议期间已经贯彻落实的，会后可不对会议情况进行通报；重要会议或领导有重要指示的会议，会后应由承办部门按《会议工作规范》和《公文处理规定》拟出会议纪要或简报，分发参会人员和需要执行决议的部门。
六、会后督办
（一）会议结束后，承办部门应在规定的时限内，对会议精神的贯彻落实进行督促检查，并将相关情况报告院领导。重要会议的督促检查结果，必要时应形成书面意见报告院领导或上级部门。
（二）两个以上的部门联合承办的会议，一般由召集会议的院领导指定检查落实部门，或交由综合处室进行督促检查。
七、部门例会不在本制度管理范围。
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